Todos os eventos precisam de pessoal competente e capacitado para cumprir funções específicas e, ao mesmo tempo, totalmente consciente da dinâmica do evento. É necessário ter à sua disposição um staff dedicado, inspirado e inovador que trabalha o tempo inteiro para garantir que o evento seja executado com perfeição, cuidando até dos detalhes microscópicos para tornar o evento especial, para que todos os participantes oo convidados possam relembrar.

O valor para contratar o staff de eventos dentro do mercado nacional depende de diversos factores, desde a dimensão do evento (ou seja, staff), número de horas de trabalho, tipo de serviços a serem executados, entre outros factores. Em média, em Portugal, paga-se 90€ por um dia de trabalho do staff. Contudo, os preços podem variar entre 30€ e 200€.

Dimensão e duração do projecto

A dimensão do projecto é um factor determinante no planeamento de um evento, uma vez que influencia o número de staff necessário. Já a duração irá determinar a carga horária do staff. Evidentemente que eventos maiores exigem um maior número de pessoas a trabalhar.

Tipo de evento

O staff ajuda a preparar os locais para diversas ocasiões como espetáculos, eventos desportivos, peças de teatro, feiras, corridas ou outros tipos de eventos. O número de pessoas contratadas dependerá da dimensão e também do tipo do evento. 

Por norma, todos os eventos necessitam de staff presentes em postos de concessão, recepção, a fazer a segurança do espaço e para manter os eventos organizados e limpos. Contudo, dependendo do tipo de evento, outros poderão exigir pessoas para trabalhar em bilheterias ou configurar equipamentos de iluminação, som e cenário. Estas diferenças reflectem-se, obviamente, no orçamento final.

Staff especializado

Dependendo do tipo de evento, poderá optar por um staff específico. Por exemplo, poderá necessitar de encontrar profissionais com competências especiais, como serem bilíngues ou intérpretes. Isto pode tornar o serviço mais caro.

Contratar staff para antes e depois do evento 

Um evento não se realiza sem a existência de pessoas para montar toda a estrutura do evento e depois desmontar. Apesar de o staff que trabalha durante a ocasião poder ajudar na montagem e desmontagem, é necessário contratar uma equipa para montar e desmontar toda a estrutura. Isto acontece nos eventos maiores, que têm estruturas de ferro, palcos, etc. Quando se organiza um evento, é preciso levar este factor em consideração.

Experiência profissional

Ao contratar os serviços de staff, a reputação da empresa conta bastante no cálculo do orçamento. Optar por pessoal mais experiente, que já tenha estado neste contexto de trabalho, é uma opção mais favorável, pois ajuda a poupar tempo na formação do staff para o evento. Para tal, é aconselhável selecionar principalmente indivíduos com experiência no terreno, que já tenham sido treinados anteriormente. Daí em diante, é importante supervisionar a actividades de trabalho destes mesmos profissionais e oferecer-lhe as ferramentas necessárias para o sucesso.

Evidentemente que quanto mais longa e diversificada for a experiência do profissional em eventos – participação em diferentes eventos e em diferentes cargos de acção – maior será o requisito salarial dos profissionais.

O mais importante é contar com uma equipa de profissionais bem treinados e altamente qualificados para ajudar a promover a conscientização, distribuir produtos, proteger multidões, proteger os ativos dos clientes, gerenciar multidões, etc. O conjunto de serviços requeridos irá influenciar o custo do serviço.