Organizar um espectáculo não se trata apenas do trabalho de produção, isto é, de tratar da logística do evento. De facto, um dos factores mais importantes é o marketing do evento, isto é criar um plano e estratégia para que as acções de divulgação e venda sejam um sucesso. O marketing está presente desde o momento em que se começa a planear o evento até ao trabalho posterior de divulgação do mesmo, ou seja, o trabalho de um evento não termina quando o evento decorre.

O custo médio de um serviço ou especialista de marketing de eventos e espectáculos é de 15€/h, incluindo a definição e execução das tarefas. Ainda assim os preços variem entre 8€/h e 30€/h consoante os factores que iremos abordar.

Criação da estratégia

Os especialistas de marketing irão trabalhar em diversos pontos do evento, em primeiro lugar no evento em si ou no produto. Irão ajudar a estabelecer porque é que o seu evento é interessante para o público. Além disso, irão também pensar no preço adequado ao seu evento tendo em conta os patrocínio que possam ser angariados, o público-alvo, o custo do evento e claro fazendo uma análise da concorrência. Na questão da divulgação, o marketing deverá trabalhar com especialistas de comunicação para criar um plano de comunicação do evento para plataformas digitais e órgãos de notícias. É também o marketing que irá pensar no local de realização do evento de um ponto de vista que se relaciona com as mais valias do local e das redondezas e não tanto com as condições técnicas. Ultimamente, poderá ser necessário fazer um compromisso entre o melhor espaço em termos de logística e condições técnicas e o melhor espaço para o público.

A criação da estratégia e uma das partes mais pertinentes de realizar um evento, assim, o ideal é envolver um ou uma especialista em marketing o mais cedo possível.

Execução da estratégia

Podemos estar interessados num especialista que apenas trabalhe como consultor, delineando a estratégia ou então podemos estar interessados num profissional ou agência de marketing que também execute a estratégia. Neste caso, serão responsáveis por produzir os conteúdos de divulgação e promoção de espectáculos. Falamos desde criar relações com órgãos sociais, garantindo entrevistas em televisão, jornais ou revistas, até à criação e gestão de conteúdos digitais.

Criação de conteúdos para promoção do evento

A criação de conteúdos para divulgação do evento é uma das rubricas mais dispendiosas, pois corresponde a várias horas de trabalho. Dentro da criação de conteúdos incluímos a escrita de press-releases, a criação de elementos gráficos para acompanharem os press-releases e também criação de imagem gráfica para imprimir e colocar mupis ou outdoors.

No caso do marketing digital temos desde conteúdos para alimentar as redes sociais, isto é, desde fotografias, vídeo, imagens gráficas e copywriting, até conteúdos para serem publicados em blog ou contacto de blogs e revistas online de especialidade. Outro factor a ter em consideração e a parceria com influencers, que também serão abordados e escolhidos pelo marketing digital. 

Acompanhamento durante e após o evento

Durante a após o evento também será necessário um trabalho de acompanhamento aos convidados e imprensa. Só assim é possível garantir que serão publicados conteúdos acerca do evento após o término do mesmo. Esta é uma fase muito importante para quem quiser garantir uma continuidade do evento ou do trabalho de promotora de eventos.